Los mejores consejos para dar y recibir feedback

22 Mar ‘23
5 min
Rendimiento laboral
Lisanne van Marrewijk
Gecontroleerd door Psicólogo/a Britt Slief
Feedback is een cadeautje, zeggen ze. Maar waarom voelt het dan soms toch onprettig om te geven (of te krijgen)? Dat heeft alles te maken met je angst en onwetendheid, meent psycholoog Britt Slief: “Enerzijds weten we niet goed hoe je op een motiverende manier feedback geeft. Anderzijds zijn we bang voor de reactie van de ander. We willen immers niemand kwetsen.” 

 

De één weet er nieuwe kracht en motivatie uit te halen, de ander kruipt in z’n schulp omdat ‘ie het gevoel heeft dat ‘ie heeft gefaald. We gaan allemaal anders met feedback om. En zelfs als je vaak de positieve kant ervan weet in te zien, is het niet altijd even gemakkelijk om je er niet door uit het veld geslagen te voelen.  De hoogste tijd om ‘s verder in te zoomen op het onderwerp. Want feedback geven én krijgen is helemaal niet zo lastig als we denken. Geloof Britt maar.

 

Maar gelukkig is dat nergens voor nodig. Psycholoog Britt Slief vertelt je hoe je feedback gebruikt om te groeien als professional en als mens (want dat is immers waar het voor is bedoeld).

 

 

Wat is het doel van feedback?

 

Feedback associeer je misschien met dat officiële gesprek dat je een paar keer per jaar met je manager voert. Het voelt misschien als een verplichting. Een moetje. Of juist een beetje suf, want waarom voer je dat gesprek niet vaker? 

 

Dat kan allemaal, want als feedback niet in de cultuur van het bedrijf is opgenomen, raak je er niet vertrouwd mee. Terwijl juist dat zo belangrijk is. “Want feedback helpt niet alleen teams en individuen verder, ook de organisatie wordt er beter van”, vertelt Britt.

 

“Feedback is bedoeld om je te laten groeien. Om je talenten te ontwikkelen, te motiveren en richting te geven. En om zo je werkgeluk te vergroten.” 

 

Feedback is simpwelweg goed voor je. En, net zoals het volgen van een cursus, lezen van een boek of luisteren naar een podcast dat is, is het een manier om je persoonlijk te ontwikkelen. 

 

Waarom vinden we feedback ontvangen (en vragen) lastig?

 

Maar waarom voelt feedback dan zelden zo positief als waar het in de kern voor is bedoeld? Waarom ervaren we het eerder als een aanval op onze kunnen? Waarom zijn we zo angstig om het fout te doen? 

 

Omdat we bang zijn voor kritiek. We vinden het lastig om te horen dat we iets fout doen. Dat we niet perfect zijn. Onder andere, vermoeden psychologen, omdat we die feedback associeren met commentaar dat we in onze jonge jaren van onze ouders en leraren kregen.

 

Met als gevolg dat we feedback liever uit de weg gaan dan dat we het met open armen ontvangen. Laat staan er actief naar vragen. Waardoor we taken eerder uitstellen, we gaan piekeren, jaloers worden of onszelf in de weg gaan zitten.

 

“Weten hoe je met feedback omgaat is een belangrijke skill voor managers, met name als je werkt in een rol of bedrijf waar dingen snel veranderen.” – psychiater Jay M. Jackman

 

En dus wil je leren om feedback juist op te zoeken, er aandachtig naar te luisteren en ervan te leren. Zonder je aangevallen te voelen. Want in de mening van anderen ligt een goudmijn aan kennis.

 

 

Feedback ontvangen doe je zo

 

Britt tipt hoe je feedback kunt ontvangen:

 

  1. Sta ervoor open om feedback te ontvangen. Vraag er dan ook actief naar.
  2. Luister actief en met aandacht. Onderzoek of je de ander goed begrijpt. Stel vragen als iets onduidelijk is (vraag naar voorbeelden!).
  3. Verander je mindset wat betreft feedback. Schiet niet direct in de verdediging. Zie het als een manier om te groeien.
  4. Neem de tijd om de feedback te laten bezinken. Je mag er best even over nadenken en later besluiten of en wat je ermee gaat doen.

 

Feedback vragen 

 

“Je hoeft niet op een formeel moment te wachten om feedback te vragen of krijgen. Je kunt ook tussendoor vragen aan collega’s, teamleden of manager hoe ze vinden dat het gaat”, meent Britt. 

 

Doe dat bijvoorbeeld op momenten die je spannend vond, als je niet zeker weet of iets helemaal goed ging of als je ergens in wilt groeien.

 

Op die manier raak je gewend aan feedback. Britt: “Het is makkelijker en effectiever voor jezelf als je regelmatig om feedback vraagt.” Je leert sneller van je fouten en schakelt makkelijker in gedrag.

 

Vraag dus actief zelf om feedback. Houdt daarbij in gedachten waarom je feedback vraagt, stel open vragen en vraag door

 

Eén van onderstaande vragen kunnen je daarbij helpen:

 

  • Hoe vond je m’n presentatie gaan?
  • Wat vond je van mijn bijdrage in de meeting van vanochtend?
  • Hoe vond je het gesprek gaan?
  • Wat vond je het meest overtuigen van wat ik vertelde?
  • Heb ik tijdens deze meeting de juiste stappen gezet?
  • Wat vond je zojuist goed gaan? En wat ging er minder goed?

 

En vraag vervolgens door:

 

  • Wat waren sterke punten volgens jou?
  • Waar kan ik nog verbeteren?
  • Wat bedoel je met …?
  • Heb je een voorbeeld?
  • Wat bedoel je daar precies mee?
  • Hoe zou jij dit anders doen?

 

 

Tip: psychologen van OpenUp helpen leidinggevenden en andere collega’s met alledaagse uitdagingen, zoals feedback ontvangen en het creëren van een feedbackcultuur. Weten hoe we de teams binnen jouw organisatie kunnen helpen? Boek een demo.

 

 

Wat als je het er niet mee eens bent?

 

Natuurlijk kan het ook zo zijn dat je je niet in de feedback van de ander kunt vinden. In die gevallen is het eerst belangrijk dat je er zeker van bent dat je de ander goed begrijpt.

 

Britt: “Stel vragen als je iets onduidelijk vindt. Vraag naar een voorbeeld. Neem vervolgens de tijd om de feedback te laten bezinken. Waar kun je je wel en niet in vinden? Bespreek dit om tot een oplossing te komen.”

 

Voel je je aangevallen of bekritiseert door de feedback? “Vraag jezelf af, voor dat je erop reageert, hoe het komt dat je je zo voelt”, geeft Britt nog als laatste tip mee. “Vaak ligt daarin voor jezelf al een antwoord.”

 

 

Waarom is feedback geven zo belangrijk? 

 

Feedback is een belangrijk onderdeel van een succesvolle organisatie. “Feedback stimuleert de groei van zowel het individu als het team. De samenwerking wordt beter. Daarnaast geeft het iemand richting en werkt het motiverend. En dat heeft weer effect op iemands werkgeluk,” vertelt Britt. 

 

Door feedback te geven aan je collega, weet de ander wat er goed gaat en waar dingen beter kunnen. Maar toch remmen onze angstige gedachten ons vaak af om feedback te geven. 

 

We willen de ander niet kwetsen, vermoeden dat die persoon er toch niks mee doet en gaan een conflict liever uit de weg. 

 

Zonde. En daarmee des te belangrijk voor HR of leidinggevenden om een cultuur te creëren waarin iedereen zich gesteund voelt om feedback te geven en te krijgen.

 

 

Creëer een open feedbackcultuur

 

Bedrijven bestaan tegenwoordig vaak uit mensen en teams die nauw samenwerken, autonoom werken en zelf beslissingen nemen. Wat het belangrijk maakt dat feedback geven en ontvangen zit verweven in de werkwijze.

 

Maar als feedback geen standaard onderdeel is van de manier waarop je met elkaar omgaat, is het voor iedereen lastig om er vertrouwd mee te raken.

 

Daarom wil je een feedbackcultuur creëren. Een cultuur waarin feedback geven eerder regel is dan uitzondering. Tussen leidinggevenden en collega’s, maar ook tussen collega’s onderling.

 

Want, we zeiden het al eerder: feedback geven aan je collega’s verbetert de samenwerking, stimuleert persoonlijke groei, geeft richting en vermindert obstakels. What’s not to like?

 

Ook interessant: De impact van bedrijfscultuur op mentaal welzijn op de mentale gezondheid (en wat te doen)

 

 

Feedback geven aan collega’s: hoe dan?

 

Voordat je een feedbackcultuur van de grond krijgt, wil je dat iedereen in jouw organisatie begrijpt hoe je feedback geeft. En dat het volkomen oké is om te doen. Ook – of misschien wel juist – buiten de voortgangsgesprekken om.

 

Fun fact: feedback wordt ook wel gezien als de belangrijkste skill die je kunt hebben op het gebied van communicatie, lezen we op de website van Cambridge University. Daadkrachtig feedback heeft voordelen voor de gever, de ontvangen en de organisatie zelf.

 

Wanneer je die feedback dan geeft? “Op de momenten dat iemand sturing of richting kan gebruiken of als je iemands gedrag wilt erkennen”, meent Britt. 

 

“Als mens willen we ons gezien en gehoord voelen en hebben we behoefte aan persoonlijke groei. Feedback brengt ons die erkenning en terugkoppeling.” En dat hoef je dus niet te bewaren tot een maandelijkse check-in. 

 

Waar wil je rekening mee houden?

 

Maar hoe geef je dan op een motiverende manier feedback aan je collega’s? Volgens Britt doe je dat volgens onderstaande stappen:

 

  1. Kies een goed moment (niet vijf minuten voor een meeting)
  2. Wees specifiek en helder
  3. Breng de feedback vanuit jezelf, iets wat jij hebt waargenomen
  4. Check of de ander zich herkent in het gedrag dat je omschrijft
  5. Geef de ander de ruimte en tijd om te reageren
  6. Zoek samen naar een oplossing

 

Laten we dat even doorlopen met een voorbeeld:

 

  1. Wees specifiek: Toen ik gister op de kalender keek, zag ik dat we als team twee deadlines hebben gemist doordat er een onverwachts project tussendoor kwam.
  2. Communiceer vanuit jezelf: Dat geeft mij het gevoel dat er mogelijk iets niet goed gaat in onze planning. Terwijl ik het belangrijk vind om deadlines te halen.
  3. Herkent de ander zich hierin: Hoe zie jij dit?
  4. Zoek naar een oplossing: Hoe kunnen we in de toekomst toch onze deadlines halen?

 

Britt: “Belangrijk hierbij is dat je feedback opbouwend is. Je geeft feedback immers om iemand verder te helpen. Verplaats je dus ook in de ander. Vraag je af: hoe zou jij deze feedback willen ontvangen?”

 

Je kunt ook feedback geven middels de 4G-methode, wat staat voor gedrag, gevoel, gevolg, gewenst en bestaat uit vier stappen:

 

  1. Gedrag: Vertel wat je opvalt (“Wat mij opvalt is dat…”)
  2. Gevolg: Vertel wat dit gedrag veroorzaakt (“Dit zorgt voor…”)
  3. Gevoel: Vertel hoe je je daardoor voelt (“Daardoor voel ik me…”)
  4. Gewenst: Vertel welk gedrag je graag wilt zien (“Het helpt mij als…”)

 

Stel iemand komt steeds te laat op werk, waardoor de rest van het team niet door kan met hun werk en deadlines niet haalt. Als je dit niet uitspreekt, kan de ander het gedrag niet veranderen en blijft het team achter de feiten aan rennen. En dat komt de sfeer niet ten goede. Hoe pak je dat dan aan?

 

  1. “Het valt mij op dat je steeds dertig minuten te laat komt op werk.”
  2. “Met als gevolg dat anderen hun werk niet op tijd afkrijgen en deadlines niet halen.”
  3. “Ik voel me daardoor niet serieus genomen en merk dat het team gestrest wordt.”
  4. “Het helpt als je in het vervolg op tijd komt.”

 

Hoe je feedback aan je collega’s geeft, kan per situatie verschillen. Het is het belangrijkste dat je het dicht bij jezelf houdt en checkt hoe de ander dit zelf ziet. 

 

 

Feedback geven is een leerproces

 

En zoals voor veel dingen in het leven geldt: oefening baart kunst. Zo is dat ook met feedback geven. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het voor je wordt en hoe beter het je afgaat. Feedback is immers een cadeautje, maar je wil het wel leren inpakken.

 

Tip: psychologen van OpenUp helpen leidinggevenden en andere collega’s met alledaagse uitdagingen, zoals feedback geven en ontvangen. Weten hoe we de teams binnen jouw organisatie kunnen helpen? Boek een demo.